Utskriftsvennlig versjon

Perodisering av objektarkivet Gnr og BNr

Kommunestyret har bevilget penger til digitalisering av byggesaksarkivet vårt. Prosessen med å rydde GNR og BNR arkivene byggesak og gard  har holdt på siden oktober 2016. Alt materialet fra 2007-til og med 2013 er sendt IkA Trøndelag for skanning mot dokmaster. Dette arbeidet vil være sluttført i løpet av våren 2018. Sakene som er registret fra 01.01.2014- fram til og med 31.12.2017 er skannet og digitale, men per definisjon papirbasert siden det er en hake for det i administrator. På sikt vil det finnes verktøy for kommunene, slik at  sakene kan legges fra ESA eller andre sak og arkivsystem opp mot dokmaster. Dette er per 07.12.2017 ikke mulig. Arkivleder håper at dette vil være på plass i løpet av 2018.

Et helelektronisk arkiv på byggesaksarkivet vil være på plass fra 01.01.2018. Siden tiden har vært noe kort for arkivlederen, har jeg undersøkt tekniske løsninger opp mot EVRY. Vi oppretter en ny arkivdel som heter GIDARKIVET fra den 14.12.17 her legges alle nye saker. Alle saker fra 2006-til og med 2013 blir avsluttet og tatt ett utrekk som avleveres IKA Trøndelag. Deretter blir GNR og Bnr sakene lagt i et historisk arkiv. Dette gjelder for både byggesak og Gard. Den nye arkivdelen vil innholde alle saker som blir ført på gid. Når det gjelder sakene fra 2014- til og med 2017, vil EVRY kjøre et skript som gjør sakene elektronisk og legge disse inn i den nye arkivdelen. Etter arkivforskriften§3-13 er overlapping anbefalt i objektbaserte arkiv. Arkivlederen vet at det ikke er helt etter boka det som gjøres fra 2014-2017. Men i og med at det gjenspeiler det som er gjort papirmessig i gardsarkivet og byggesaksarkivet kan jeg som arkivleder forsvare denne løsningen.For videre saksbehandling på byggesaker,delingssaker, oppmålingssaker osv. er dette helt klart den beste løsningen.

Laster...