I løpet av året 2012 ble det vedtatt vi skulle over til digitalt arkiv på emnearkivet vårt. Ved overgangen til ett digitalt arkiv står det i arkivforskriften at det skal være et skarpt periodeskille ved journalføring på papir(Arkivforskrifta §3-13). Et skarpt periodeskille er svært ryddig, sett fra et kronologisk synsvinkel, men det innebærer en sterkere oppsplitting av arkivet enn bruk av overlapping.

Røros kommune gikk inn for et skarpt arkivskille. Arkivpersonellet avsluttet alle saken. Opprettet en ny arkivdel EMNE 2013. Underveis som vi avsluttet sakene i EMNE 2007 noterte vi oss saker som vi måtte opprette på ny i den tomme arkivdelen EMNE 2013 med kryssrreferanse mot det historiske arkivet. EvRY bisto oss med arbeidet for å få de gamle sakene over  i det historiske arkivet. Disse sakene ligger lagret i HIST 2.

Den store utfordringen med et skarpt periodeskille er nettopp å få opprettet alle saker som skal vidreføres fra den gamle arkivdelen inn i den nye arkivdelen. Dette gikk relativt smertefritt. Med unntak av noen saker som glippet. Arkivleder har ikke notert disse sakene her.