Arkivplan.no
Utskriftsvennlig versjon

Prosedyre for saksbehandling i helse og omsorg

Formål

Hensikten med prosedyren er å sikre alle søknader om tjenester blir registrert og utredet tilfredsstillende slik helsefaglig og juridisk korrekt vedtak kan fattes og søker underrettes. Prosdyren skal også sikre en korrekt saksbehandling ved eventuell klage fra søker.

Omfang/virkeområde

Prosedyren gjelder for alle som tar i mot, kartlegger eller bahandler og klagesaker i helse og omsorgstjenesten.

Ansvar

Forvaltningskontoret har ansvar for å fatte vedtak.

Forvaltningskontoret har ansvar for å behandle klager.

 

Fase

Aktivitet

Hvem

Se dokument

Søknadsfase

Vurdere grad av hast og sette i verk eventuelle hastetiltak.

Muntlige henvendelser registreres skriftlig på søknadsskjema.
Søknadsskjemaet skal signeres både av søker og mottaker.

Informer om at ved signering gir søkeren samtykke til å innhente
de opplysningene som er nødvendige for å behandle saken.

Det er kun parten selv eller deres fullmektig eller verge
som kan søke om tjenester. Fullmektig som ikke er advokat, skal legge fram skriftlig dokumentasjon
på sin fullmakt.

Registrer saken i Gerica.
Utpek ansvarlig for å gjennomføre kartlegging. Den som skal kartlegge må ha nødvendige kunnskaper om
lover og forskrifter som regulerer den aktuelle tjeneste, om tildelingsregler og krav til innhenting av opplysninger.

Dersom søknaden gjelder tjenester fra flere områder skal det opprettes en ansvarsgruppe med navngitt leder/koordinator
og eventuelt en individuell plan. Individuell plan omhandles i egen prosedyre, Individuell plan.

Omfattende søknader, dvs saker som krever oppretting av nye årsverk eller skstra økonomisk tilskudd til
til etaten må legges fram politisk.

Den som mottar henvendelsen.

Forvaltningskontoret.

Avdelingsleder på den enkelte avdeling.

Skjema,søknadskjema helse og omsorgstjenester.

Kartleggingsfasen

Dersom det forventes at det vil ta mer enn fire uker før saken skal besvares, skal det sendes foreløpig svar,
(egen mal i Gerica).

Kartleggingsskjemaet fylles ut slik at det gir et bilde av pasienten og hans/ hennes situasjon på søknadstidspunktet. Det skal samtidig gis score på iplos funksjonsvariabler i skjemaet. Alle punkter som er relevante for den enkelte sak skal fylles ut. Alle punkter er nødvendigvis ikke relevante i alle saker.

Forvaltningskontoret skal etterspørre IPOLOS-score dersom det mangler.

Som oftest er det nødvendig med hjemmebesøk eller direkte kontakt med søker eventuelt pårørende for å kartlegge situasjonen.
I tillegg til informasjonen om aktuelle tjenester( side 16) i kartleggingsskjemaet), skal det informeres om.

-Samarbeid med andre instenser, lege, fysioterapi, erhoterapi, NAV, psykiatri m.m.
-Brukermedvirkning og eventuell plan.
-aktuell betalingsordning.

utfylt kartleggingsskjema leveres til forvaltningskontoret.

Forvaltningskontoret vurderer om saken er tilstrekkelig opplyst eller om det er nødvendig med tverrfaglig vurdering.
i så fall innkalles aktuelle fagpersoner til drøftingsmøte så raskt som mulig eller utfyllende opplysninger innhentes på annet vis.
Dette kan medføre at det må sendes foreløpig svar.

Den som blir utpekt til å gjennomføre kartlegging.

Forvaltningskontoret.

Saksbehandler.

Skjema

kartlegging av brukerbehov.

Vedtaksfasen

Vedtaket skrives i Gerica. Vedtaket skal være forstålig for parten, og gjengi faktiske forhold som vedtaket bygger på.
De hovedhensyn som har vært avgjørende for utøving av forvaltningsmessig skjønn, skal komme tydlig frem. Det skal legges
stor vekt på hva brukeren selv mener er riktig for seg. Dersom det er anledning til å kreve vederlag for tjenesten, skal
skal vedtaket inneholde informasjon om vedtakets størrelse, eller opplyses at vedtak om vederlag vil komme så snart alle nødvendige
opplysninger foreligger.

Vedtaket sendes til søkeren sammen med informasjon om klagerett og eventuelt skjema og informasjon om inntektsforhold og
pårørende og verge etter gjeldende regelverk.
Kopi av vedtaket arkiveres i pasientens journalmappe.

lever melding om oppstart av tjenester til konsulent med ansvar for vedrlag dersom det er tildelt en vederlagspliktig tjeneste

Forvaltningskontoret

Saksbehandler.

Vetaksmaler i Gerica.

informasjon om klagerett pleie og omsorgstjenester.

Informasjon om inntektsforhold og skjema med opplysning om inn-
tektsforhold.

Melding om oppstart av pleie og omsorgstjenester.

Klagefasen

Alle klager sendes skriftlig. Klageskjema kan brukes. Klage på enkeltvedtak skal leveres forvaltningskontoret.

Det er kun parten selv eller dens fullmektig eller verge som kan klage på enkeltvedtak. fullmektig som ikke er advokat,
skal legge frem skriftlig dokumentasjon.

Forvaltningskontoret vurderer om det er nødvendig med innhenting av flere opplysninger og/ eller uttalelse fra andre faggrupper
før klagen kan behandles.

klagen skal behandles senest 2 uker etter at den er mottatt.

Grunnlag for omgjøring av opprinnelig enkeltvedtak kan være at det er kommet inn nye opplysninger av avgjørende betydning eller at det er begått saksbehandlingsfeil.

Er det grunnlag for å imøtekomme klage og omgjøre enkeltvedtak, skrives nytt enkelvedtak i Gerica.
Det nye enkelvedtaket sendes til parten i saken, deres pårørende og eller verge på samme måte som opprinnelig enkelvedtak.
Kopi av enkelvedtak arkiveres pasientens journalmappe.
Dersom forvaltningskontoret ikke finner grunnlag for å omgjøre opprinnelig enkelvedtak skal klagen fremmes for klageinstans. Klageinstans er Fylkesmannen(lokal klagenemd om saken gjelder kommunal bolig).

Parten i saken skal underrettes om ev oversendelse til klageinnstans.

Den som mottar klage.

Forvaltningskontoret

klageskjema for pleie-og omsorgstjenester.

Laster...