Røros kommune har pr. idag og pr. definisjon papirbaserte arkiver.

Dette gjelder selv om vi utstrakt bruker elektroniske sak-/arkivsystemer, fagsystemer og andre elektroniske dokumentbehandlingssystemer.

Dette betyr at selv om den daglige dokumentasjon foregår elektronisk, må det som skal bevares finnes på papir.

Elektroniske systemer skal likevel deponeres (Arkivloven) hvert 5. år, samt etter opphør av systemets bruk, sammen med systemdokumentasjon og brukerdokumentasjon (metadata). Depotinstitusjon er IKA Trøndelag.

Det finnes veiledning til hva dette innebærer og hvordan dette skal avleveres, ref. link:

http://www.ika-trondelag.no/arkivfag_earkiver.html

Når det gjelder rutiner for bortsetting av papirbasert arkivmateriale vises til kap. Rutiner, avsnitt Periodiske arkivrutiner.