|
Ordning Innhold Registrering Ordning Det skal opprettes egen sak pr. henvendelse/ forespørsel/ sak pr. ansatt. Alle slike saker føres i egen arkivdel og skal ordnes på Navn (fornavn etternavn eller omvendt ikke endelig bestemt) som er det primære ordningsprinsippet. Riktig K-kode (emnekode) skal benyttes som sekundærkode. Alle saksbehandlere som berører de enkelte sakene skal ha skrivetilgang i denne og all behandling i h.h.t. henvendelsen skal foregå i en og samme sak. Interne behandlinger skrives som interne notater (X eller N dok) i saken. Tilgang styres av tilgangsgrupper og saksbehandlernes medlemskap i disse. Røros kommune har ett felles personalarkiv som er ordnet etter primærkode navn. Innhold Personalmappen dokumenterer den ansattes arbeidsforhold og skal inneholde følgende dokumenter:
- kopi av stillingsannonse
- søknad med vedlegg
- annen dokumentasjon som kreves for stillingen eks. bekreftelse på mottatt politiattest, legeattest
- ansettelsesvedtak
- ansettelsesbrev
- arbeidskontrakt
- taushetserklæring, vedtak om sikkerhetsklarering o.l.
- lønnsplassering, opprykk, godtgjøring og ansiennitet
- særavtaler/ stipend
- korrespondanse med trygdekontor eks. IA-skjema o.l.
- pensjonsforhold
- særskilte arbeidsavtaler eks. tilpasset arbeid og attføring
- vedtak attføringsutvalg
- permisjon eks. lengre fravær, velferd, svangerskap
- permisjon med ansiennitetstap - søknad og vedtak
- kompetansegivende kurs og opplæring i den grad slik dokumentasjon er krevd eller innlevert
- disiplinærtiltak
- skriftlig referat fra uttaleinstanser/ forhandlingsmøter (?)
- varsel om suspensjon/ oppsigelse
- kvittering for mottatt varsel (?)
- AKAN-tiltak
- helseforhold av betydning for stillingen eller arbeidsforholdet (?)
- oppsigelse/ avskjedigelse
- hederstegn
- sluttattest (rutine for dette?)
Ref. til arkivseriebeskrivelse for personalmapper. Arkivdelen må gjennomgåes nærmere. Trengs mer om denne elektroniske arkivdelen? |
