HsPro, helsestasjon 

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem  

Riksarkivarens forskrift:

§ 3-2. Ansvar, rutiner og rettigheter i arkivsystem

I Røros kommune er det avd.leder helsestasjonen som er systemeier. Systemforvalter har det overordnede ansvaret for drift og vedlikehold av systemet sammen med driftsleverandør.

2a) Brukerrettigheter

IT er ansvarlig for tildeling av brukerrettigheter til fagsystemet helseplattformen. Avd.leder og Systemforvalter helsestasjonen har som ansvaret for ajourhold og tildeling av rett funksjon som styrer den ansattes tilganger.

Ajourhold av tilganger. Avd. leder helsestasjonen har ansvaret for at tilganger blir ajourholdt kontinuerlig. Avd.leder sammen med og systemforvalter foretar fortløpende endringer som følge av at ansatte begynner/slutter eller endrer stilling (for eksempel fra saksbehandler til leder) 

I HsPro helsestasjonen inndeles brukerrettigheter (rollene) i faggrupper, alt etter hvilke funksjoner og tilganger vedkommende skal ha i programmet. De ulike yrkesgruppene (dvs. helsesykepleier, lege, fysioterapeut, merkantil)har stort sett samme rettigheter; driftsansvarlig, stedsansvarlig, sysvakansvarlig og journalansvarlig ( minus merkantil)avd.leder/ systemforvalter er rolletildeler og ansvarlig for alle journaler.

2b) Roller

HsPro helsestasjonen har ulike roller. Rollene som foreligger i dag er helsesykepleier, lege, fysioterapeut og merkantil og systemforvalter/rolletildeler. Egen tilgangsstyring og side for tildeling av ulike funksjoner er det oversikt over på egen side i HsPro helsestasjonen

2c) Signering og digital signatur

Digitalt ekspederte dokumenter påføres følgende setning under saksbehandlers navn og tittel: Dokumentet er elektronisk godkjent og kan være uten underskrift.

Signering med kulepenn benyttes til taushetserklæringsskjema for ansatte, samtykkeerklæringer og oppdragskontrakter. Denne listen er ikke uttømmende.

2d) Kvalitetssikring

Avd.leder helsestasjonen og systemforvalter har ansvar for kvalitetssikringen av registreringene i arkivsystemet.

1. Den som skriver brev har primæransvaret for at det blir registrert på riktig måte med riktig brevtype, posttype, med unntatt offentlighet og til riktige mottakere.
2. Avd.leder og systemforvalter har ansvaret for at det utarbeides rutiner og registreringsregler for helsestasjonen som er i tråd med arkivtjenestens retningslinjer og rutiner.
3. Saksbehandler og systemforvalter har ansvaret for å kvalitetssikre registreringer som blir gjort i HsPro helsestasjonen.

Inngående dokumenter ( elektronisk):

Gjelder epikriser, el- meldinger til den enkelte pasient: journalansvarlig og stedsansvarlig,

Fødselsmeldinger: Merkantil og journalansvarlige

Dokumentasjon på papir: skrives resyme i den elektriske journalen av merkantil, dokumentet lagres i en papirjournal.

2e) Registrering, journalføring og arkivering

Utsendelse av post: Merkantil , samt den enkelte fagperson

Mottak av post: Det er servicetorget/arkivtjenesten som skanner og registrerer  elektroniskpost ( ikke pasientrettet) til helsestasjonen.

Mottak av post pr. brev: merkantil på helsestasjonen

All elektronisk post ang. den enkelte pasient blir behandlet direkte inn i journalen.

2f) Rutiner som definerer ansvar for:

Fordeling av dokumenter

• Ved registrering av inngående dokumenter kobler superbruker/merkantil disse basert på klientens navn. Hver enkelt klient er tildelt en saksbehandler/ behandler som får varsel om nytt dokument i aktuell sak.

Retting av registrerte journal- og arkivopplysninger

• Retting av uriktige registreringer gjøres snarest mulig etter at feil er oppdaget. Feilen kan kun rettes av leder eller systemforvalter/merkantil. Utsendte postjournaler (brev og vedtak) kan ikke endres.

Avskrivning og ferdigstillelse av dokumenter

• Saksbehandler/ den enkelte behandler( helsesykepleier, lege, fysioterapeut) har ansvaret for å ferdigstille alle dokumenter de er ansvarlige for enten det gjelder journalnotat eller postjournal. Leder er ansvarlig for ferdigstillelse der leders signatur fremkommer. Systemforvalter/merkantil følger opp dette og påser at riktig arkivering, samt følger opp feil og mangler.

Vurdering av spørsmål vedrørende offentlighet og registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette

•  Alle helsestasjonens dokumenter er unntatt offentlighet i hht Helsepersonelloven, kap. 5 og ihht Offentlighetsloven §13 jf Forvaltningslovens §13, 1. ledd nr. 1.

2g) Prosedyre for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ut av drift

Hvis systemet er ute av drift for kortere tid (2-3 dager), utsettes registreringen til systemet virker igjen. Hvis systemproblemene viser seg å bli langvarige (mer enn 3 dager), iverksettes journalføring i papirbasert journal, og dokumentene lagres kronologisk. Kun kopier deles ut til saksbehandlere. Utgående post lagres på nytt når systemet fungerer igjen. Inngående brev skannes inn når systemet er i drift igjen.

§ 3-4 - Oppbevaring og sikring av elektroniske arkivdokumenter

Det skal utarbeides rutiner for organet som beskriver hvordan arkivdokumentene oppbevares og sikres, herunder:

4b) Elektronisk arkivering og arkivering på papir

Pasientjournaler skal oppbevares slik at de ikke kommer til skade eller blir ødelagt, og at uvedkommende ikke får adgang til de. Tiltakene må være fysisk sikring mot, brann, vannskade, innbrudd mv. Videre må journalene ( både elektronisk og papirversjon) oppbevares slik at de ikke er tilgjengelige for andre enn dem som har innsyn. Jmf. Pasientjournalloven § 25 og forskrift. Journalene skal oppbevares til det av helsehjelpens karakter ikke lenger antas å ha bruk for dem. Dersom det er gått ti år siden siste journalføring, kan journalen fjernarkiveres. ( offentlig arkivdepot)

Oppdragskontrakter, taushetserklæring, politiattester og andre personrelaterte dokumenter knyttet til oppdragstakere arkiveres i personalmappe.

4c) Konvertering og papirkassasjon

Tidspunkt for konvertering

Hver enkelt saksbehandler journalfører egne klientrelaterte dokumenter. Disse arkiveres automatisk og umiddelbart i det saksbehandler setter dokumentet som ferdig.

4d) Periodisering og vedlikehold

Aktive brukere blir avsluttet kontinuerlig.

Det varsles og avtales med kommunalt depot om planlagt periodisering og tidspunkt for deponering av elektronisk materiale, slik at dette kan skje umiddelbart etter periodisering er utført.

For vedlikehold av den aktive basen og de historiske databasene er det utarbeidet backup rutiner:

Alle våre data ligger på SAN(Storage Area Network) og vårt SAN er levert av HP og heter 3Par.

Alle diskene er SSD (Solid State Disk) Diskene er satt opp med redundans slik at systemene lever videre om en disk går i stykker og kan skiftes under full drift.

SSD diskene har ingen bevegelige deler og er ekstremt raske og driftssikre. 

Våre rutiner og praksis er i tråd med det som anbefales av våre leverandører og etter «beste praksis».

4e) Beskyttelse og informasjonssikkerhet

Det er tilgangsstyring i HsPro helsestasjon, slik at ingen har tilgang til mer enn de har behov for i sitt arbeid. Vi har også backuper som sikrer at materialet ikke går tapt. Alle som er inne i den enkelte journal legger igjen «spor»

Alle tilganger i HsPro helsestasjonen tildeles av leder og systemforvalter. Ved behov for utvida rettigheter skal dette vurderes av leder. Da er leder ansvarlig for tilgangen som er tildelt.

Når et dokument er ferdig blir det ferdigstilt av saksbehandler. Når det er ferdigstilt er det ikke mulig å gjøre endringen i dokumentet i ettertid.

Tiltak/rutiner papirdokumentasjon:

Papirdokumentene oppbevares i låsbartskap hos arkiv. ( jmf. «pasientjournalloven)

Papirdokumenter som inneholder sensitive opplysninger skal ikke blandes med annet avfall, men legges i spesialdunker for makulering/destruering av sensitiv dokumentasjon. Den enkelte saksbehandler er selv ansvarlig for at dokumenter som inneholder sensitive opplysninger behandles/oppbevares forsvarlig og utilgjengelig for uvedkommende, og makuleres umiddelbart når saker avsluttes.

§ 3-6 - Destruksjon av papirversjon etter skanning

1) Vurdering og retningslinje for dokumenter som skal oppbevares på papir

Riksarkivarens bestemmelser om destruksjon av papirversjon etter skanning i den løpende arkivdanningen (jf. Riksarkivarens forskrift § 3-6) sier at «Når arkivdokumenter på papir blir skannet i tråd med kravene i § 5-15, og de arkiveres elektronisk som ledd i den løpende arkivdanningen, kan papirversjonen av dokumentene destrueres. Arkivskaper har ansvar for å vurdere hvilke konsekvenser destruksjon vil kunne ha for juridiske rettigheter og plikter for organet selv eller for andre, og påse at behov for bevaring av originalmediet blir ivaretatt. Destruksjon må ikke skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn, krever at papirversjonen bevares. Det er ikke adgang til å destruere originaldokumenter som kommer inn under destruksjonsforbudet i § 8-7.»

Elektroniske arkiv

Helsestasjonen skanner foreløpig ikke dokumenter inn i journalene, men det skal innføres etter hvert.

Da skal denne prosedyren gjelde:

Alle dokumenter skannes inn i aktuell klientmappe. 

Under registrering i HsPro helsestasjonen kvalitetssikres skanningen:

-        er alle mottatte dokumenter skannet og arkivert?

-        er alle sider kommet med i hvert dokument?

-        er skanningen lesbar og kvalitetsmessig god nok?

-        er det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysninger?